I en verden som blir mer og mer global, der det er helt dagligdags å kommunisere på tvers av landegrenser og verdensdeler, blir det desto viktigere at de fysiske møtene som arrangeres mellom mennesker, om det er i forretningsøyemed eller rent privat, tilrettelegges så godt som mulig.
I Norge arrangeres det flere hundre konferanser årlig. De fleste hoteller har egne rom eller saler avholdt for seminarer eller konferanser. Flere gods og herskapshus i Norge har blitt bygget om til konferansesteder, eller man kan ta i bruk skipene som reiser frem og tilbake mellom Norge og Danmark, for å holde en konferanse der, om det skulle være interessant. Det viktige er at arrangementet tilpasses kundens behov og kan tilføre såvel arrangementets vertskap og de besøkende verdi.
Det kan være mange forskjellige grunner til å arrangere en konferanse, men helt grunnleggende handler det om å diskutere eller samtale om et tema som deltakerne har felles interesse av. Det kan være en rådslagning der målet er å oppnå enighet om spørsmål som er omstridte, en slags forhandling, eller en sammenkomst der målet er å utveksle ideer på en mest mulig konstruktiv måte, rent faglig, eller kanskje innen styrking av en gruppe, såkalt team-building.
Hva slags konferanser gir mest mulig verdi over tid?
Planlegging er helt avgjørende. Det er viktig å kartlegge hensikten med konferansen, å sette mål om hva som er ønskelig å oppnå, og hva deltakerne bør sitte igjen med etter konferansen. Dessuten er det viktig å planlegge på forhånd balansen mellom det faglige og det sosiale. En konferanse-arrangør med en viss erfaring kjenner til betydningen av å gjøre programmet romslig nok til å unngå tidsnød og hektiske situasjoner. Det må være tilstrekkelig med kaffe- og matpauser, og det kan være lurt å finne ut av eventuelle matallergier eller andre typer tilpasninger som må klargjøres på forhånd.
For å kunne finne et perfekt lokale å arrangere konferansen i, må man ta hensyn til tekniske behov eller hjelpemidler, antall deltakere og hvordan deltakerne skal plasseres, eventuelle behov for grupperom, tilbereding og/eller servering av mat og eventuelt overnatting.
I den krevende jobben det er å arrangere et kurs eller en konferanse, kan det være utfordrende å se arrangementet gjennom deltakernes øyne. Det handler rett og slett om observasjon. Hvis deltakerne smiler eller prater livlig sammen i pausene, er dette gode tegn. Hvis det ikke stilles noen spørsmål til foredragsholderne, kan det være en antydning om at noe mangler. Eventuelle spørsmål som blir stilt, kan ofte gi gode hint eller reflektere direkte hvordan arrangementet blir gjennomført.
La oss hjelpe deg med arrangementet ditt
ExpoV jobber med noen av de største selskapene i Norge, og har et omfattende kontaktnettverk internasjonalt og nasjonalt, med mer enn 25 års erfaring innen konferanser, messer, events og fagreiser. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan bidra til å realisere ditt arrangement